Wzorem dokumentu możemy mianować każdy wzorzec, na zasadzie którego był utworzony inny akt prawny. Wykorzystanie wyżej wspomnianego schematu w znaczny sposób pozwala skrócić czas generowania dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, możemy także zminimalizować ryzyko wystąpienia przekłamań w akcie prawnym, który stworzyliśmy.
Szczególnym typem dokumentu, jest dokument rachunkowy, jaki powstaje w wyniku utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, jakie zachodzą między określonymi podmiotami lub stronami. Powyższy dokument często tytułowany jest dowodem, ponieważ na jego podstawie mamy możliwość dowodzić swoich roszczeń zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontroli czy organem wykonawczym.
I tak też mamy możliwość podzielić je na:
• Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zastępcze – wystawione do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, są to na przykład obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej stworzone zapisy według nowych wymagań systematyzujących,,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury
• Korygujące.
Dowody księgowe odgrywają bardzo ważną funkcję także jako fundament raportu finansowego i źródło analizy ekonomicznej. Powinny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, dlatego nie powinny zawierać w żadnym razie przekłamań, przeróbek czy prób wymazania danych. Dokument z powyższymi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować.
Dowód rachunkowy powinien posiadać między innymi:
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Dzień, miesiąc, rok zdarzenia i czas wystawienia dowodu rachunkowego,
• Sygnatury osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Określony rodzaj dowodu
• Zapis potwierdzający weryfikację i zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien zostać przygotowany w sposób jasny i zrozumiały dla obu stron, jak i organów kontrolnych, a także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim znajdą, muszą być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (przeliczone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie takich dokumentów.